Politique de respect des Données à caractère personnel pour la collecte des informations dans le cadre la pré-inscription à l’ICHEC

Responsable de traitement : le Département Économique de l’ASBL Haute Ecole ICHEC - ECAM - ISFSC (ci après l'ICHEC), dont le siège social est situé au 6, Boulevard Brand Whitlock à 1150 Bruxelles, et dont le délégué à la protection des données (DPD) est Jacques Folon (RGPD@ichec.be).

L'ICHEC s’engage à respecter la vie privée des personnes rencontrées dans le cadre de ses activités.

Cette Politique de respect des Données à caractère personnel (ci-après la Politique) décrit la manière dont nous gérons les Données à caractère personnel que nous collectons lors de la gestion de votre inscription. Nous traitons vos données à caractère personnel en conformité avec toutes les règlementations applicables concernant la protection des données personnelles.

En acceptant la présente Politique, en utilisant les services de l'ICHEC, vous reconnaissez et acceptez les termes de la Politique ainsi que les traitements et les transferts de Données à caractère personnel qui seront réalisés conformément à la Politique.

Les Données à caractère personnel que nous collectons dans le cadre de nos relations, sont :

Informations personnelles :

• Fiche signalétique
  • Photo
  • Nom, 1er prénom, 2ème prénom, initiales des prénoms suivants
  • Civilité (genre)
  • Nationalité
  • Date, lieu et pays de naissance
  • Numéro et date de validité de la carte d'identité
  • Numéro de registre national
  • Etat civil
  • Copie recto/verso de la carte d’identité ou permis de séjour et composition de ménage
  • Adresse officielle
  • Adresse de résidence en Belgique
  • Choix de l’adresse d’envoi du courrier officiel
  • Téléphone, GSM et Email
  • Personne de contact : nom, adresse, téléphone, GSM, lien de parenté, nationalité

• Information comptable :
  • Compte bancaire utilisé pour payer le minerval : Numéro et titulaire

• Inscription à l'ICHEC
  • Existence d’une inscription à l'ICHEC, antérieure
  • Cycle et bloc d’études
  • Modalité : Jour ou Horaire décalé
  • Choix du programme
  • Choix des langues

• Fédération Wallonie-Bruxelles
  • Bourses d’études
  Bourse FWB obtenue l’année scolaire antérieure (oui-non)
  Bourse FWB demandée pour l’année en cours ? Si oui, numéro de la bourse demandée, accusée de réception de la demande et copie du document de demande
  • Existence d’une inscription dans une autre institution d’enseignement supérieur en FWB ?

• Etudes secondaires :
  • Année de sortie
  • Si le diplôme a été obtenu via un jury : détail des activités entreprises les 5 dernières années
  • Etablissement secondaire : nom, section et régime linguistique

• Obtention du diplôme
  • Diplômes antérieurs : niveau, titre, année d’obtention et nom de l’institution qui a délivré le diplôme ; avec original du diplôme et copie
  • Equivalences : Equivalence obtenue et copie des correspondances avec le service des équivalences

Pour les étudiants hors Union Européenne: en plus de ce qui est cité ci-dessus:

• Composition de ménage et copie recto/verso de la carte d'identité des parents
• En cas de permis de séjour d’une durée inférieure à 5 ans, la preuve que l’étudiant ou ses parents exerce(nt) une activité professionnelle réelle et effective, ou bénéficie(nt) d’un revenu de remplacement. Dans chacun de ces cas, le montant devra être prouvé.

Pour les étudiants ne s’inscrivant à l'ICHEC l’année académique qui suit directement celle de la fin de leurs études secondaires : en plus de ce qui est cité ci-dessus :

• Obtention du diplôme
  • Attestation de bilan de santé (un bilan de santé unique est obligatoire pour l’ensemble du parcours dans l’enseignement supérieur ; si celui-ci a déjà été réalisé, l’attestation de bilan de santé atteste le passage de l’examen et en donne la date, sans contenir de donnée médicale)
  • Attestation d’apurement de dettes vis-à-vis de tout établissement d’enseignement en Fédération Wallonie Bruxelles.
  • Pour les 5 dernières années académiques :
    • Type de parcours : étudiant – linguistique ou professionnel
    • En cas de parcours étudiant : Type d’enseignement suivi, diplôme obtenu, établissement, nombre de crédits validés, nombre de crédits totaux, résultat (réussite/échec), relevé de notes
    • En cas de parcours linguistique : Date de début, date de fin, détail des activités entreprises, document justificatif du séjour
    • En cas de parcours professionnel : Périodes de travail, chômage, service militaire justifiant une interruption du cursus scolaire et/ou profession actuelle : documents justificatifs

Nous utilisons ces Données à caractère personnel pour :

• Calculer le montant de votre minerval,
• Evaluer la subsidiarité de votre inscription par la Fédération Wallonie Bruxelles,
• Accepter votre inscription si celle-ci est finançable par la Fédération Wallonie Bruxelles,
• Si votre inscription n’est pas finançable par la Fédération Wallonie Bruxelles, prendre la décision d’accorder ou refuser une dérogation, et de ce fait d’accepter ou refuser votre inscription à l'ICHEC,
• Résoudre les réclamations,
• Gérer les demandes d’accès, de rectification, etc,
• Nous conformer aux lois et obligations réglementaires applicables (en ce compris les lois extérieures à votre pays de résidence), telles que celles relatives à l’anti blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, respecter la procédure judiciaire et répondre aux demandes des autorités publiques gouvernementales (en ce compris celles extérieures à votre pays de résidence).
• En cas de validation d’inscription :
  • Gérer votre parcours académique, et communiquer avec vous, depuis la préinscription jusqu’à la remise des diplômes,
  • Proclamer et afficher les résultats des délibérations de jury,
  • Vous permettre d’accéder au matériel pédagogique et aux informations que nous mettons en ligne, sur nos différentes plateformes,
  • Effectuer les suivis comptables,
  • Solliciter votre participation à des enquêtes scientifiques ou statistiques menées par des chercheurs ou des services de recherche, dont l’intérêt du travail est reconnu par l'ICHEC,
  • Vous fournir support et assistance technique dans le cadre de votre parcours académique,
  • Mener des enquêtes et analyses de marché, en ce compris des enquêtes de satisfaction,
  • Répondre aux demandes de la Fédération Wallonie-Bruxelles, dans le cadre de l’homologation, l’organisation et la subsidiation des études organisées par l'ICHEC
  • Répondre aux demandes des organismes chargés des accréditations des établissements d’enseignement
  • Vous informer des activités de la Haute Ecole ICHEC - ECAM - ISFSC, en ce compris les formations actuelles et futures, forums, discussions, séminaires, rendez-vous et autres événements, vous permettre d’y participer, et gérer ces activités. Certaines de ces activités font l’objet de termes et conditions complémentaires qui pourraient contenir des informations additionnelles relatives à la manière selon laquelle nous utilisons et divulguons vos Données à caractère personnel,
  • Vous fournir des informations relatives aux formations et activités organisées par nos partenaires.

Les bases légales des traitements sont les suivantes :

• Le consentement de la personne concernée qui a, à tout moment, le droit de retirer son consentement (sans que cela ne compromette la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait),
• le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci,
• le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement.

Si nous étions amenés à traiter les Données à caractère personnel pour d’autres finalités que celles établies dans le présent article, nous vous donnerons des informations sur cette nouvelle finalité ainsi que toute autre information nécessaire avant de commencer le nouveau traitement.

Nous n’utilisons pas de techniques de prise de décision fondée sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques concernant la personne concernée ou l’affectant de manière significative.

L'ICHEC peut rendre les Données à caractère personnel accessibles aux personnes et entités suivantes :

• La Haute Ecole ICHEC - ECAM – ISFSC, l’ASBL ICHEC, l’ASBL ICHEC Coopération internationale et l’ASBL ICHEC Alumni.
• Les institutions d’enseignement supérieur avec lesquelles l'ICHEC a conclu un accord de partenariat
• Des autorités gouvernementales et tiers impliqués dans une action en justice ou en vertu d’une obligation légale et notamment dans le cadre de finançabilité et d’audit (Fédération Wallonie-Bruxelles, ARES (Académie de Recherche Et d'Enseignement Supérieur), AEQES, AACSB, etc.)
• Les fournisseurs de services tiers externes tels que des compagnies d’assurances, des experts, des fournisseurs de services de systèmes informatiques, support, hébergement, fournisseurs de services d’impression et autres vendeurs tiers similaires et fournisseurs de services sous-traités qui nous assistent dans l’accomplissement de nos activités.
• D’autres tiers avec qui nous pouvons partager des Données à caractère personnel dans le cadre d’une réorganisation actuelle ou proposée, fusion, vente, joint-venture, cession, transfert de portefeuille ou autre transaction liée à tout ou partie de nos activités.

L'ICHEC pourrait transférer vos données en dehors de l’UE dans le cadre de votre parcours académique. (stage, programme d’échange international), et ce avec votre consentement explicite.

L'ICHEC prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les Lois en matière de vie privée et de protection des données applicables. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité de vos Données à caractère personnel que vous pourriez avoir avec nous pourrait avoir été compromise), nous vous remercions de nous en avertir immédiatement.

Quand L'ICHEC fournit des Données à caractère personnel à un fournisseur de services, le fournisseur de services sera sélectionné attentivement et devra utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données à caractère personnel.

Le'ICHEC prend les mesures raisonnables pour s’assurer que les Données à caractère personnel traitées sont fiables pour l’utilisation visée, et aussi précises et complètes que nécessaire pour mener à bien les objectifs décrits dans la présente Politique.

Durée de conservation des données des personnes concernées :

• Si l’inscription à l'ICHEC n’est pas finalisée : 1 an après la demande d’inscription
• Si l’inscription à l'ICHEC est acceptée :
  • Les documents originaux présentés lors du rendez-vous d’enregistrement de l’inscription sont immédiatement restitués (diplôme antérieur, attestation d’équivalence, …)
  • Le reste des données est détruit 10 ans après la fin du parcours académique de l’étudiant.

Si vous fournissez des Données à caractère personnel à l'ICHEC en ce qui concerne d’autres individus, vous consentez : (a) à informer l’individu du contenu de cette Politique de respect des Données à caractère personnel, et (b) à obtenir le consentement légalement requis pour la collecte, l’utilisation, la divulgation, et le transfert (en ce compris le transfert transfrontalier) de Données à caractère personnel en ce qui concerne l’individu conformément aux termes de la présente Politique.

Vous avez le droit d’accéder, de rectifier, de vous opposer à l’utilisation de, ou demander l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos Données à caractère personnel sur certaines bases. Veuillez nous contacter à l’adresse mail RGPD@ichec.be en prouvant votre identité au moyen d’une copie recto de votre carte d’identité, avec toutes vos requêtes ou si vous avez des questions ou inquiétudes en ce qui concerne la manière dont nous procédons avec vos Données à caractère personnel. Veuillez noter que certaines Données à caractère personnel peuvent être exemptées des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition ou de portabilité conformément au RGPD ou aux Lois en matière de protection de la vie privée belges.

Nous revoyons les règles contenues dans la présente Politique régulièrement et nous nous réservons le droit d’apporter des changements à tout moment afin de prendre en compte des changements dans nos activités et des exigences légales. Nous vous informerons de ces éventuelles modifications.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos Données à caractère personnel et si vous avez le sentiment que nous contacter ne résoudra pas le problème, les Lois en matière de protection de la vie privée applicables vous reconnaissent le droit de porter plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente : https://www.autoriteprotectiondonnees.be.